Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on telegram

Inicio >> Blog >> Entrada:

Como digitalizar tu empresa para teletrabajar

Estos días estamos recibiendo muchas preguntas sobre cómo una empresa puede implementar el teletrabajo. Debido a la crisis del coronavirus, es uno de los temas recurrentes que se discuten en estos días.  Por ello, nos hemos decidido a crear este post en el que aportaros algunas herramientas útiles con las que una empresa pueda comenzar a trabajar a distancia. 

Digitalización para permitir el teletrabajo.

Ahora hablamos mucho de teletrabajo, pero para que una empresa pueda implementarlo, lo que necesita es haberse digitalizado, completamente o por lo menos en parte, y así poder permitir a los empleados:

  • Acceder a la información de forma descentralizada.
  • Acceder a las herramientas básicas de trabajo desde varios dispositivos o, por lo menos, desde un ordenador portátil o tablet.
  • Actualizar y compartir la información de negocio con el resto de la empresa.
  • Comunicarse de forma remota con el resto del equipo de forma eficiente.

Como vemos el teletrabajo es una posibilidad que surge cuando las empresas ya han iniciado el proceso para ser al menos parcialmente digitales. Este proceso se debería haber comenzado antes, pero como somos humanos, no nos acordamos del paraguas hasta que llueve, así que esta crisis puede ser una palanca para que nuestras empresas comiencen a trabajar en su digitalización. 

Una empresa digital ya de por sí tiene ventajas competitivas frente a las que no lo están, y está más preparada para garantizar su supervivencia.

Acciones que puedes implementar para comenzar tu digitalización

Prepara un plan: Ya sé que dirás que ahora no tienes tiempo para hacer un plan, pero es importante parar un momento para organizar y pensar qué áreas podemos comenzar a digitalizar y cuáles tienen que dejarse para el futuro. Podemos comenzar a implementar algunas herramientas para digitalizar procesos mientras que preparamos una solución global en una segunda fase. 

Es importante tener un equipo digital en tu empresa y si no puedes tener uno interno, al menos, uno externo al que puedas consultar ya que el tener un equipo que pueda formar a tu personal y te guíe, es fundamental para que la digitalización sea un éxito.

Revisa cada área funcional de la empresa y piensa qué herramientas se necesitan y qué procesos se pueden realizar de forma digital. 

En nuestra experiencia, podemos recomendar las siguientes herramientas organizadas por áreas de trabajo:

Comunicación y colaboración:

  • Slack: Aplicación que permite tener una aplicación de mensajería corporativa para reducir el número de emails, crear canales para cada proyecto o compartir documentos. 
  • Google Drive: Dentro de su paquete de aplicaciones, podemos usar, por ejemplo, HangOut para tener vídeo y chat internamente, Drive para compartir ficheros… Lo ideal para las empresas es que usen la suite o paquete profesional ya que permite tener políticas de uso de la aplicación, así como tener todo bajo un dominio corporativo.
  • One Cloud: Aplicación que permite tener una nube propia para compartir archivos. Además, tiene funcionalidades como compartir contactos de forma centralizada, calendarios compartidos o políticas de retención de documentos.

Gestión de proyectos:

Si tu empresa gestiona proyectos es muy importante tener un sistema que te permita trabajar de forma remota y compartir toda la información. En base a nuestra experiencia, los que más te pueden interesar son:

  • Avaza: Sistema de gestión de proyectos que además, permite facturar.
  • Asana: Sistema de gestión de proyectos muy intuitivo y con un gran número de addons o módulos que puedes añadir para, por ejemplo, controlar el tiempo empleado en cada tarea.
  • Odoo: Una APP muy completa y potente que integra la gestión de la empresa bajo una única aplicación, con gestión de proyectos,  control y facturación.
  • Trello: Si quieres usar Kanban para la gestión de tus proyectos, ésta es una buena alternativa. 

Ventas y finanzas:

En muchas empresas, no existe un sistema centralizado que gestione todos los datos de los clientes y el histórico de las interacciones que se haya tenido con ellos.

Para solucionar esto, es recomendable la implementación de un CRM, ya que este tipo de plataformas permiten el seguimiento del cliente y su conocimiento, para así poder ofrecerle propuestas que sean realmente de su interés. 

Existen múltiples plataformas que podemos usar según nuestras necesidades. Para elegir las mejores nos hemos fijado en los siguientes puntos :

  • Acceso vía web y multidispositivo.
  • Posibilidad de integrarlo con una plataforma de Marketing Automation. 
  • Poder realizar propuestas desde la aplicación y hacer seguimiento de las mismas.
  • Sistema de tracking de las propuestas vía e-mail.
  • Que esté integrado con facturación para poder tener una visión completa del cliente.

Algunas herramientas que hay en el mercado y que puedes darle un vistazo son:

  • Hubspot CRM.
  • Odoo (es más completo que un CRM por lo que te puede ser de utilidad si piensas en integrar todas las áreas de la empresa). Además, dispone de una versión open source.
  • SumaCRM: CRM creado en España con muy buena relación precio y funcionalidades ofertadas.
  • Holded.

Control de uso:  El teletrabajo implica un cambio de mentalidad en al empresa. Este cambio es complejo por lo que para facilitar que las empresas puedan mantener el control de la eficiencia y uso del tiempo de sus empleados trabajando en remoto se pueden usar herramientas para monitorizar a los empleados a distancia. 

  • Monitask: Aplicación que permite conocer en qué aplicaciones el trabajador está usando su tiempo y genera capturas de pantalla del trabajo que se está realizando.
  • Hubstaff: Otra aplicación que hacer seguimiento del tiempo por proyecto así como las aplicaciones usadas durante la jornada

El teletrabajo tiene importantes ventajas para la empresa ya que está probado que aumenta la productividad y la satisfacción en el equipo. Ahora más importante si cabe debido a la situación de crisis en la que nos encontramos. La implantación de políticas y procedimientos que regulen este trabajo en remoto es fundamental. El asesoramiento del equipo de IT o en su falta de profesionales es algo muy importante.

Empieza a digitalizar tu empresa

Ten una llamada gratis con uno de nuestros expertos para descubrir cómo puedes digitalizar tu empresa
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on telegram